Trong quá trình hoạt động, để chứng minh tính chất pháp lý trong hồ sơ, hợp đồng hay các giao dịch thì các doanh nghiệp thường sử dụng con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật, con dấu công ty được sử dụng ngay khi thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện việc thay đổi con dấu. Tuy nhiên, để có thể sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp cần đăng ký mẫu con dấu lên cơ quan Nhà nước để xác nhận mẫu dấu doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý sử dụng dấu doanh nghiệp
– Luật doanh nghiệp 2014
– Nghị định 78/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi nghị định 108/2018/NĐ-CP
– Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp
Quy định chung về con dấu của doanh nghiệp
Con dấu công ty theo quy định pháp luật Việt Nam được quy định tại Điều 44 – Luật doanh nghiệp 2014. Cụ thể :
– Công ty hoàn toàn có thể quyết định hình thức, nội dung cũng như số lượng con dấu của mình sau khi đã thành lập doanh nghiệp. Công ty chỉ cần nhớ rằng phải thể hiện được tên công ty và mã số thuế của công ty trên con dấu đó.
– Để có thể sử dụng được con dấu của mình, công ty cần phải thực hiện thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh về mẫu con dấu, đồng thời đăng tải công khai thông báo này trên Cổng thông tin quốc gia.
– Việc sử dụng, lưu giữ và quản lý con dấu sẽ thực hiện theo các quy định trong Điều lệ của công ty.
– Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu
Như vậy, có thể thấy rằng, so với quy định cũ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP), quy định mới về con dấu đã có phần thực tế hơn, con dấu công ty không còn do cơ quan Công an cấp và quản lý nữa mà do chính doanh nghiệp trực tiếp quản lý.
Nó giúp doanh nghiệp đỡ được phiền hà, tốn kém về tiền bạc và thời gian, đồng thời phù hợp với xu thế hội nhập chung. Đây cũng là vấn đề được công đồng doanh nghiệp quan tâm và đồng tình vì đã giảm cho họ gánh nặng xin cấp phép, xác nhận hoặc chấp thuận với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Quy định con dấu công ty hiện nay như thế nào?
Từ những thay đổi từ quy định của pháp luật, mà doanh nghiệp đã có thể tự chủ hơn về các vấn đề liên quan đến con dấu pháp nhân của công ty. Cụ thể:
Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
– Thẩm quyền quyết định :
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
– Nội dung con dấu phải đảm bảo:
Hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu:
+ Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý.
+ Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được.
+ Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng các bát đều được.
– Số lượng con dấu: Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu : Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây.
Con dấu được lưu giữ ở đâu, đóng vào chỗ nào, đóng dấu ra sao tuỳ doanh nghiệp quyết định.
Những trường hợp bị cấm khi sử dụng con dấu:
Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Trước hết, doanh nghiệp có thể tự thiết kế và khắc con dấu cho doanh nghiệp hoặc có thể nhờ một đơn vị khắc dấu để thực hiện việc sản xuất con dấu.
Khi sử dụng, thay đổi dấu công ty, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Hướng dẫn đăng ký mẫu dấu qua mạng
Sau khi tự làm hoặc đặt làm con dấu theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
* Trường hợp doanh nghiệp thành lập mới, muốn sử dụng mẫu dấu mới thì Nội dung thông báo sử dụng mẫu dấu bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
* Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty, thay đổi tên, hoặc đơn giản là mẫu dẫu quá cũ muốn đổi sang mẫu dấu mới, thì Nội dung thông báo thay đổi mẫu dấu bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Mẫu con dấu cũ, số lượng con dấu cũ
c) Số lượng con dấu mới, mẫu con dấu mới, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới
Cách thức nộp thông báo mẫu dấu lên Cơ quan Nhà nước
Doanh nghiệp Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ “Dangkykinhdoanh.gov.vn”
– Tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu)
– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp trên tài khoản;
– Tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
– Sau khi nhận được thông báo mẫu con dấu của công ty, cơ quan Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra đối chiếu và trao Giấy biên nhận cho công ty. Sau đó sẽ tiến hành đăng tải mẫu con dấu mà công ty đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia.
– Cơ quan Đăng ký kinh doanh sẽ không có trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực, chính xác và phù hợp với lịch sử, thuần phong mỹ tục, văn hóa, đạo đức, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu của công ty cũng như những tranh chấp, kiện cáo phát sinh trong quá trình sử dụng, quản lý và bảo quản con dấu của công ty.
Một số lưu ý khi sử dụng con dấu pháp nhân
– Đối với con dấu làm trước ngày 1/7/2015, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu , sau đó mới có thể thực hiện thông báo thay đổi mẫu dấu lên Phòng đăng ký kinh doanh
– Những con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào.
– Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
– Tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau đây không áp dụng quy định về con dấu trong Luật doanh nghiệp mà thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Luật Công chứng; Luật Luật sư; Luật Giám định tư pháp; Luật Kinh doanh bảo hiểm; Luật Chứng khoán; Luật Hợp tác xã.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
