Ngày kí và ngày lập hoá đơn điện tử có được khác nhau không?

1. Thế nào là hóa đơn điện tử? 

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dựa trên các căn cứ quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, cụ thể bao gồm:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cung cấp bởi tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ và gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn: 

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm được lập hóa đơn được cụ thể như sau:

– Đối với hoạt động bán hàng hóa: tính là thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt là thu được tiền hay chưa thu được tiền (trong đó bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia).

– Đối với cung cấp dịch vụ: tính là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không tính đến việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu như trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: thời điểm thu tiền sẽ là thời điểm lập hóa đơn, trường hợp này sẽ không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.

– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc thực hiện bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ thì phải thực hiện lập hóa đơn cho mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đó theo đúng khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên. Tuy nhiên, thời gian lập hóa đơn chậm nhất sẽ là không quá ngày thứ 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước sẽ là không quá 07 ngày.

Các trường hợp cụ thể bao gồm: 

+ Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không.

+ Cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (trong đó gồm dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ).

+ Cung ứng dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng); dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin.

– Trường hợp đối với dịch vụ viễn thông, bao gồm dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng, dịch vụ công nghệ thông tin, trong đó có dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin phải thực hiện công tác đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ là thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, thời gian lập hóa đơn sẽ không được chậm nhất không quá 2 tháng, tính từ 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

– Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hông cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế: khi đó cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn giá trị gia tăng vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng nhằm mục đích để ghi nhận lại tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

– Với trường hợp hoạt động xây dựng, lắp đặt: thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành là thời điểm lập hóa đón và không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Với trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

+ Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng đối với trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng và có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng.

+ Thời điểm lập hóa đơn thực hiện là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền đối với trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.

– Trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử: thời điểm lập hóa đơn sẽ lập heo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

– Trường hợp thực hiện những hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền được tính là thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô.

– Với trường hợp hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua: thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng được tính là thời điểm lập hóa đơn, tuy nhiên chậm nhất sẽ là không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

– Trường hợp cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính và hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử: vào cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày.

– Trường hợp công ty bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện: thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện sẽ là căn cứ để tính là thời điểm lập hóa đơn điện tử. 

– Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng: thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

– Trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý: thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên sẽ là thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên chậm nhất sẽ là không quá 10 của tháng sau tháng phát sinh.

– Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh: vào cuối ngày hoặc cuối tháng thì đơn vị sẽ xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng.

– Trường hợp là kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền: 

+ Khi kết thúc chuyến đi: cơ sở sẽ thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

+ Nếu như khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử thì gửi thông tin vào phần mềm, cơ sở sẽ gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng.

– Trường hợp cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí: cuối ngày cơ sở y tế tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày. 

– Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử: ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.

3. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử.

Với trường hợp thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn thì khi đó xử lý như sau: thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Do đó, thực tế ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn sẽ là một. Tuy nhiên, về cơ bản ngày ký và ngày lập hóa đơn vẫn có thể khác nhau căn cứ dựa trên các công văn trả lời của cục thuế hướng dẫn nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán.