Pháp luật Việt Nam quy định như thế nào về hợp pháp hóa lãnh sự? Những điều cần lưu ý khi thực hiện trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định rõ: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Như vậy hợp pháp hóa lãnh sự tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
2. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
3. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
4. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Bao gồm trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:
4.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– 01 Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
4.2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
– 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
– Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
– 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
4.3. Địa điểm nộp hồ sơ
Địa điểm nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
-
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
– Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao).
– Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
– Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.
-
Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
– Tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
4.4. Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
