Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại quy định: “Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép“. Như vậy, theo quy định này, Văn phòng đại diện là một trong các hình thức hiện diện thương mại của công ty nước ngoài tại Việt Nam, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Cụ thể theo quy định của Luật Thương mại số 36/2005/QH11, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực thi hành thì:
1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
Công ty nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước đó;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường và thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Công ty nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty muốn thành lập Văn phòng đại diện (Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang Tiếng Việt);
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang Tiếng Việt);
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật sang Tiếng Việt);
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đứng đầu Văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực);
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại cho thấy sự phù hợp về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan có thẩm quyền: Sở Công thương tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện
Thời hạn giải quyết: 07 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ
Bước 2: Đăng ký mẫu con dấu cho Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
Hồ sơ gồm:
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Bản sao Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đứng đầu Văn phòng đại diện và giấy tờ chứng thực cá nhân của họ
Cơ quan giải quyết: Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện
Thời hạn giải quyết: 03 – 05 ngày làm việc
Bước 3: Xin cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
Hồ sơ gồm:
- Mẫu tờ khai đăng ký thuế
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của Văn phòng đại diện
- Văn bản ủy quyền/giới thiệu người nộp hồ sơ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đi nộp hồ sơ
Cơ quan giải quyết: Cục thuế tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện
Thời hạn giải quyết: 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
của Công ty Luật Hồng Bàng
Công ty Luật Hồng Bàng đã và đang cung cấp dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cho rất nhiều Công ty đến từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nga, Thái Lan, Nhật Bản… Chúng tôi tự tin với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài. Công ty Luật Hồng Bàng sẽ là điểm đến tin cậy giúp gỡ rối mọi vướng mắc cho quý khách một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Khách hàng sử dụng dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam chỉ cần cung cấp các tài liệu sau đây:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Công ty muốn thành lập Văn phòng đại diện;
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
- Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm Văn phòng đại diện.
Dựa trên các thông tin, tài liệu mà khách hàng cung cấp, chúng tôi sẽ triển khai dịch vụ này bao gồm:
- Hướng dẫn Quý khách chuẩn bị các giấy tờ pháp lý và tài chính;
- Soạn thảo các giấy tờ cần thiết để hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Đại diện cho Quý khách nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Theo dõi tiến trình xử lí và thông báo kết quả nộp hồ sơ;
- Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu cho Văn phòng đại diện;
- Đăng ký và thông báo mã số thuế;
- Tư vấn pháp lý miễn phí 03 tháng sau khi thành lập Văn phòng đại diện.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 24/7: 1900.6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com hoặc hongbanglawfirm@gmail.com.
